Buchhaltung für Einzelfirmen – was ist Pflicht?

Kurz gesagt: Hat deine Einzelfirma weniger als CHF 500’000 Umsatz im Jahr, reicht eine einfache Buchhaltung: Du hältst Einnahmen, Ausgaben und deine Vermögenslage fest (Art. 957 Abs. 2 OR). Für jede Buchung brauchst du einen Beleg, und alles bewahrst du zehn Jahre auf. Der Steuererklärung legst du eine Aufstellung bei.

Zwei Stufen

Umsatz im letzten Geschäftsjahr	Was gilt
unter CHF 500’000	Vereinfachte Buchführung: Einnahmen, Ausgaben, Vermögenslage
ab CHF 500’000	Volle Buchführung und Rechnungslegung (Bilanz, Erfolgsrechnung)

Was die vereinfachte Buchführung umfasst

• Einnahmen: alles, was du einnimmst, mit Rechnung oder Quittung.
• Ausgaben: alles, was du fürs Geschäft ausgibst, mit Beleg.
• Vermögenslage: was dem Geschäft gehört (zum Beispiel Geld, Material, Geräte) und welche Schulden es hat.
• Privat: was du privat aus dem Geschäft nimmst oder einlegst.

Auch für die vereinfachte Buchführung gelten die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung sinngemäss: vollständig, wahrheitsgetreu, systematisch, mit Belegen und nachprüfbar.

Was zur Steuererklärung gehört

Als Selbständige/r legst du der Steuererklärung bei:

• die unterzeichnete Jahresrechnung (Bilanz und Erfolgsrechnung), oder
• bei vereinfachter Buchführung: Aufstellungen über Einnahmen und Ausgaben, die Vermögenslage sowie Privatentnahmen und Privateinlagen.

Aufbewahren: zehn Jahre

Geschäftsbücher und Belege bewahrst du zehn Jahre auf. Die Frist beginnt mit dem Ende des Geschäftsjahres. Papier oder elektronisch ist beides erlaubt – solange alles jederzeit wieder lesbar ist.

Tipps für den Alltag

• Lege jeden Beleg sofort ab, am besten digital und nach Monat sortiert.
• Trenne Geschäft und Privat – ein eigenes Konto hilft: Geschäftskonto für Einzelfirmen.
• Wirst du MWST-pflichtig, brauchst du die Zahlen zusätzlich für die MWST-Abrechnung: Ab wann bin ich MWST-pflichtig?